Digitalisierung im Verein: Was erfolgreiche Softwarewahl ausmacht

Knappe Budgets und begrenzte Zeit
Geringe Mitgliedsbeiträge machen laufende Lizenzkosten pro Mitglied schnell zum Ausschlusskriterium. Hinzu kommt, dass Vereinsarbeit ehrenamtlich erfolgt: IT-Fachwissen ist oft begrenzt, und Entscheidungen hängen häufig an einzelnen engagierten Personen statt an einer durchdachten Digitalisierungsstrategie.

Getrennte Systeme in Mehrspartenvereinen
Vereine mit mehreren Abteilungen bedienen häufig parallel unterschiedliche Systeme der jeweiligen Fachverbände. Führt ein einzelner Fachverband eine eigene Lösung ein, hilft das dem Gesamtverein wenig, solange andere Abteilungen davon unberührt bleiben und die Systeme nicht miteinander verbunden sind.

Zentrale Angebote passen nicht für alle
Vom kleinen Verein bis zum hochprofessionellen Großverein sind die Anforderungen grundverschieden. Ein zentral angebotenes Softwarepaket nützt einigen wenigen, überfordert oder langweilt aber den Rest, selbst wenn es kostenlos bereitgestellt wird. Dieses Muster zeigt sich auch außerhalb des Sports: Bei einem kirchlichen Softwareprojekt nutzten von 1.700 angebundenen Gemeinden am Ende nur rund 60 die zentrale App aktiv.

 

1. Passt die Lösung zur eigenen Vereinsgröße?
Software, die sich modular aufbauen lässt, erlaubt es, nur die tatsächlich benötigten Funktionen zu nutzen, statt ein Gesamtpaket zu übernehmen, das für die eigene Vereinsgröße nicht passt.

2. Entlastet die Lösung das Ehrenamt?
Eine Software, die zusätzliche Einarbeitungszeit oder Verwaltungsaufwand verlangt, setzt sich im Vereinsalltag schwer durch, unabhängig davon, wie gut sie fachlich ist. Vor der Einführung lohnt sich deshalb die Frage, ob der Verwaltungsaufwand dadurch wirklich sinkt. Bewährte, einfache Werkzeuge sind mitunter die pragmatischere Wahl.

3. Arbeitet die Lösung mit bestehenden Strukturen zusammen?
Vor einer Entscheidung sollte geklärt werden, ob eine neue Software an bereits genutzte Systeme anknüpfen kann, insbesondere bei Mehrspartenvereinen, statt eine weitere Insellösung zu schaffen.

4. Bestehen Fördermöglichkeiten?
Vor der Anschaffung lohnt sich ein Blick auf Digitalisierungsförderungen von Bund, Ländern oder Stiftungen, um die Investitionskosten für den Verein zu senken.

 

Die Ergebnisse zeigen: Erfolgreiche Digitalisierung im Verein beginnt nicht bei der Auswahl einer einzelnen Software. Entscheidend sind Lösungen, die zum Verein passen, das Ehrenamt entlasten und sich sinnvoll in bestehende Strukturen integrieren lassen. Der WTB unterstützt seine Vereine dabei bereits mit verschiedenen Angeboten.

Der Vereinsservice bündelt persönliche Beratung, digitale Hilfen und praktische Materialien rund um die Vereinsarbeit. Mit dem KI-Chatbot steht zudem ein digitales Angebot zur Verfügung, das bei ersten Fragen, der Entwicklung von Ideen, Checklisten oder Formulierungshilfen unterstützen kann.

Auch bei der Vereinsentwicklung und strategischen Ausrichtung bietet der WTB Unterstützung. Die Vereinsberatung und Analyse hilft Vereinen dabei, Ziele und Strukturen zu betrachten und mögliche Entwicklungsschritte zu identifizieren. Ergänzend stellt der WTB Werkzeuge, Vorlagen und weitere Arbeitshilfen für unterschiedliche Themen der Vereinsarbeit bereit.

Ein weiterer Baustein sind digitale Partnerlösungen. Mit der Tennis ClubApp stellt der WTB beispielsweise eine modulare All-in-One-Lösung vor, die je nach Bedarf Funktionen wie Platzbuchung, Mitgliederverwaltung, Termine oder Arbeitseinsätze abbilden kann. Schnittstellen und Importmöglichkeiten sollen dabei helfen, bestehende Abläufe zu vereinfachen und unnötige Doppelarbeit zu vermeiden. Ein kostenloser Demozugang ermöglicht Vereinen, die Lösung zunächst kennenzulernen.

Auch das Thema Förderung spielt bei Digitalisierungsprojekten eine Rolle. Der WTB bündelt Informationen zu relevanten Fördermöglichkeiten und stellt Vereinen entsprechende Hinweise und Materialien zur Verfügung. So können Vereine bereits vor einer Anschaffung prüfen, welche Unterstützung für ihr Vorhaben infrage kommt.

Dabei gilt: Nicht jede digitale Lösung passt zu jedem Verein. Deshalb setzt der WTB neben konkreten Angeboten auch auf Bedarfsorientierung und Beratung. Über regelmäßige Befragungen werden aktuelle Herausforderungen und Unterstützungsbedarfe der Vereine erfasst. Die Ergebnisse fließen in die Weiterentwicklung des Vereinsservice ein.

Digitalisierung wird damit nicht als einzelne Softwareentscheidung verstanden, sondern als Teil einer zeitgemäßen und bedarfsgerechten Vereinsentwicklung.

Die vollständige Studie kann bei Interesse angefragt werden.

Dein Kontakt bei Fragen:
Jonas Warlich 
j.warlich@student.rug.nl